Study Guide für Hochschulen

Study Guide Germany ist ein vielseitiger Studienplanungsassistent, der internationale Studieninteressierte Schritt für Schritt auf ihrem individuellen Weg zu einem Hochschulstudium in Deutschland begleitet. Mit zwei integrierten Funktionen können sie herausfinden, ob ein Studium in Deutschland für sie möglich ist: Sie können unverbindlich prüfen, ob ihre bisherigen Qualifikationen und aktuellen Sprachkenntnisse ausreichen, und dadurch die weiteren Schritte besser planen.
Bei Bedarf bietet Study Guide zudem Zugang zu digitalen Vorbereitungskursen, sodass Studieninteressierte sich bereits in ihrem Heimatland auf fachspezifische Anforderungen vorbereiten oder Sprachkenntnisse verbessern können. Darüber hinaus können sie mit Study Guide Studiengänge finden, die ihren individuellen Qualifikationen und Interessen entsprechen. Zudem werden für jeden relevanten Studiengang passende Stipendien angezeigt.
Bei einigen Studiengängen können Studieninteressierte direkt die Hochschule kontaktieren und ein Thema für ihre Anfrage auswählen (z. B. „Finanzierung“ oder „Zulassungsvoraussetzungen“). Study Guide leitet die Anfrage anschließend an die zuständige Kontaktperson der jeweiligen Hochschule weiter.
Außerdem können sie einen Beratungstermin beim DAAD buchen (nur an ausgewählten DAAD-Standorten verfügbar) und erhalten so eine maßgeschneiderte, länderspezifische Beratung.

Study Guide bündelt alle Studienangebote der Hochschulen aus dem Hochschulkompass (HSK) und der DAAD-Datenbank „International Programmes in Germany“ (IP) auf einer Plattform. Dadurch werden Ihre Angebote sichtbarer und können den internationalen Studieninteressierten passgenauer und zielgerichteter ausgespielt werden. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass Hochschulen in beiden Datenbanken die Aktualität der Daten ihrer Studienangebote sicherstellen.

Studieninteressierte können über das Study-Guide-Kontaktformular gezielt und strukturiert Fragen an Hochschulen zu bestimmten Studiengängen aus dem HSK stellen. Die Anfragen werden inklusive Name, Bildungshintergrund und Wunschstudiengang direkt an die zuständige Kontaktadresse weitergeleitet.

Mit der kostenfreien KI-Unterstützung für automatisierte Antworten können Hochschulen häufige Fragen individuell vorformulieren und rund um die Uhr automatisch beantworten lassen. Das reduziert den Bearbeitungsaufwand und sorgt für eine schnelle Informationsbereitstellung. Dieser Service der automatisierten Antworten ist nach Freischaltung und Einrichtung für alle Hochschulen aus dem HSK verfügbar.

Die Studiengänge werden alphabetisch sortiert. Zusätzlich können Auswahlfilter für eine präzisere Suche nach bestimmten Kriterien gesetzt werden. Eine Ausnahme bildet die Freitextsuche, bei der die Suchergebnisse nach ihrer Relevanz sortiert werden. Mehr dazu finden Sie im FAQ-Block „Fragen zur Datengrundlage und Datenpflege auf Study Guide“.

Momentan gibt es auf Study Guide zwei Wege für Studieninteressierte, deutsche Hochschulen zu kontaktieren. Bei den Studiengängen aus dem HSK können die Studieninteressierten das integrierte Study-Guide-Kontaktformular nutzen. Hierzu beachten Sie bitte die Frage „Wie funktioniert das Study-Guide-Kontaktformular?“. Bei den Studiengängen aus den International Programmes werden Studieninteressierten direkt passende E-Mail-Adressen der Hochschulen angezeigt bzw. in Einzelfällen Kontaktformulare der Hochschulen verlinkt

Internationale Studieninteressierte können ihre Anfragen an deutsche Hochschulen bei Studiengängen, die aus dem HSK in Study Guide eingebunden sind, direkt über das integrierte Study-Guide-Kontaktformular senden.

Im Study-Guide-Kontaktformular wählen Studieninteressierte zunächst eins von elf Themenfeldern aus, zu dem sie eine Frage stellen möchten, z. B. Zulassungsvoraussetzungen oder Unterkunft. Nach dem Absenden wird die Nachricht inklusive Name, Bildungshintergrund und Wunschstudiengang an die im HSK hinterlegte Kontaktadresse der Hochschule weitergeleitet.

Je nach Themenfeld identifiziert Study Guide anhand der Daten des HSK, welche Kontaktperson in der Hochschule die Nachricht erhält: das Akademische Auslandsamt, die Allgemeine Studienberatung oder ein studiengangsspezifischer Kontakt.

Pro Themenfeld, das den Studieninteressierten zur Wahl steht, wird immer eine dieser Adressen als primärer Kontakt eingestuft, eine als sekundärer und eine als tertiärer. Diese Versandmatrix  wurde gemeinsam mit zahlreichen Vertretenden der DAAD-Mitgliedshochschulen entworfen. Für die meisten Themenfelder wird zuerst das Akademische Auslandsamt angeschrieben, wenn diese Information im HSK verfügbar ist. Andernfalls wird die zweite bzw. dritte E-Mail-Adresse kontaktiert.

Diese im HSK hinterlegten E-Mail-Kontakte können auf Wunsch der Hochschule durch hochschulspezifische E-Mail-Adressen auf Study Guide ersetzt werden. Dafür werden für einzelne oder auch mehrere Themenfelder E-Mail-Adressen hinterlegt. Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen möchten, wenden Sie sich gerne an study-guide@daad.de.

Beachten Sie zu diesem Thema bitte auch die Antwort auf die Frage „Welche Themenfelder gibt es im Study-Guide-Kontaktformular?“.

Im Study-Guide-Kontaktformular wählen Studieninteressierte zunächst eins von elf Themenfeldern für ihre Anfrage an eine deutsche Hochschule aus. Kontaktanfragen an Hochschulen können den folgenden Themenfeldern zugeordnet werden:

• Anerkennung ausländischer Bildungsnachweise
• Bewerbung
• Sonstiges
• Sprachkenntnisse
• Standort und Hochschule
• Studienfinanzierung
• Studiengang
• Studienvorbereitung
• Unterkunft
• Visum, Einreise
• Zulassungsvoraussetzungen

 

Auf Study Guide kann jede Hochschule individuell festlegen, an welche E-Mail-Adresse(n) Anfragen von Studieninteressierten je Themenfeld geschickt werden sollen. E-Mail-Adressen können hochschulweit als Kontakt für ein oder auch mehrere Themenfelder dem Study-Guide-Team gemeldet werden. Dabei kann pro Themenfeld nur eine E-Mail-Adresse eingerichtet werden. Nennen Sie uns gerne die jeweiligen Kontakt-E-Mail-Adresse(n), an die Studierende sich wenden können.

Nutzen Sie hierzu die folgende Datei mit einer Tabelle der Themenfelder. In der Zieladressen-Spalte können Sie pro Thema die E-Mail-Adresse hinterlegen, an die Anfragen zum jeweiligen Thema weitergeleitet werden sollen. So soll sichergestellt werden, dass stets die dafür zuständige Person in den Hochschulen erreicht wird. Schicken Sie uns die Liste gern ausgefüllt an study-guide@daad.de zurück und wir richten die E-Mail-Adresse(n) dann entsprechend ein.

Hochschulen, deren Studienangebote im HSK der HRK hinterlegt sind, können über das Study-Guide-Kontaktformular Anfragen von internationalen Studieninteressierten zu den Studienangeboten erhalten. Um Hochschulen bei der Beantwortung von Anfragen zu entlasten, bietet Study Guide den kostenfreien Service der automatisierten Antworten mit KI-Unterstützung. Dieser erlaubt es Ihnen, für allgemeine Anfragen von Studieninteressierten vorformulierte Informationen zu hinterlegen, die automatisch rund um die Uhr beantwortet werden.

Sollten Sie bereits über einen freigeschalteten internen Hochschulbereich verfügen, gehen Sie bitte direkt zu „Erste Schritte für Hochschulen auf Study Guide zur Einrichtung und Verwaltung automatisierter Antworten mit KI-Unterstützung.“

Erste Schritte für Hochschulen auf Study Guide zur Freischaltung des internen Hochschulbereichs für die Nutzung der automatisierten Antworten mit KI-Unterstützung

Sollte der interne Hochschulbereich auf Study Guide für Ihre Hochschule noch nicht freigeschaltet sein, richten Sie ihn bitte zunächst kostenfrei für den Service der automatisierten Antworten mit KI-Unterstützung ein. Rufen Sie dazu die Seite zur Anmeldung für die automatisierten Antworten auf und klicken Sie oben auf der Seite auf den Button „Service aktivieren“.

Im nächsten Schritt wird Ihnen eine Liste der im HSK akkreditierten deutschen Hochschulen angezeigt. Wählen Sie Ihre Hochschule aus der Liste aus. Sollte Ihre Hochschule nicht aufgeführt sein, klicken Sie unter dem Dropdown-Feld auf „Mehr dazu in unseren FAQ“.

Anschließend werden Sie gefragt, ob Ihre Hochschule bereits über Study Guide Anfragen von Studieninteressierten erhält. Falls dies zutrifft, beantworten Sie diese Frage bitte mit „Ja“. Diese Abfrage dient dazu festzustellen, ob Ihre E-Mail-Adresse bereits in unseren Daten hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, werden Sie auf unsere FAQ verwiesen und darüber informiert, dass eine im HSK hinterlegte E-Mail-Adresse erforderlich ist, um den Service zu nutzen.

Im nächsten Schritt tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Hochschule in das entsprechende Eingabefeld ein. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit einem einmalig gültigen Bestätigungscode. Diese enthält auch einen Link zu der Seite, auf der Sie den Code eingeben können. Danach gelangen Sie in den internen Hochschulbereich der automatisierten Antworten auf Study Guide. Dort können Sie eigene Antwortvorlagen bzw. Textbausteine für elf Themenfelder einrichten, freischalten und verwalten.

Bei technischen Problemen bei der Anmeldung oder Nutzung des internen Hochschulbereichs kontaktieren Sie uns gerne unter study-guide@daad.de.

Erste Schritte für Hochschulen auf Study Guide zur Einrichtung und Verwaltung automatisierter Antworten mit KI-Unterstützung

Im internen Hochschulbereich auf Study Guide werden Ihnen die Themenfelder aus dem Study-Guide-Kontaktformular (z. B. Zulassungsvoraussetzungen) angezeigt, für die Ihre E-Mail-Adresse zur Verwaltung oder Bearbeitung hinterlegt ist. Jedes Themenfeld hat seinen eigenen Bearbeitungsbereich mit einem Textblockfeld zur freien Bearbeitung. In diesem Bereich können Sie standardisierte Antworten hinterlegen, die internationale Studieninteressierte bei bestimmten Anfragen über das Study-Guide-Kontaktformular automatisch erhalten werden. Nähere Details zur Einrichtung und Verwaltung der automatisierten Antworten finden Sie in Ihrem internen Hochschulbereich nach erfolgreichem Log-In.

Eine Antwort besteht immer aus einem Textblock plus einer Überschrift. Zur besseren Lesbarkeit stehen als Formatierungsoptionen Fettungen und Listenelemente zur Verfügung. Zusätzlich können Sie Links in den Text einfügen. Je Themenfeld wird ein Bild benötigt. Wenn Sie kein eigenes Bild hochladen, können Sie eine Datei aus dem DAAD-Bilderpool auswählen.

Über die thematisch relevanten Informationen hinaus können Sie auch einen Marketingbereich zur Präsentation Ihrer Hochschule befüllen. Auch hier können Sie ein Bild hochladen oder aus einem Bilderpool wählen sowie einen oder mehrere Textblöcke anlegen. Thematisch bietet es sich hier an, Informationen zu Ihrer Hochschule bzw. zu Ihrem Standort zu teilen, die besonders für die internationale Zielgruppe von Interesse sind bzw. Ihre Studiengänge von der Masse abheben.

Alle Texte werden in zwei Sprachversionen (Deutsch und Englisch) hinterlegt.

Wenn Sie bei der Pflege Unterstützung benötigen, können Sie die Guided Tour nutzen. Nachdem Sie sich für eine Bearbeitung der automatisierten Antworten eingeloggt haben, können Sie jederzeit über das Fragezeichen-Icon zur Guided Tour navigieren. Sie erklärt Ihnen kurz und bündig, wie Sie die automatisierten Antworten bearbeiten, aktivieren oder auch deaktivieren.

Um die initiale Einrichtung einer automatisierten Antwort zu erleichtern, hat der DAAD das Sprachmodell von ChatGPT eingebunden. Die KI nutzt die Webseite der Hochschule, um zu den einzelnen Themenfeldern einen informativen Textvorschlag zu erstellen. Nach dem Login können Sie diesen Textvorschlag prüfen und bearbeiten sowie die automatisierte Antwort aktivieren. Die redaktionelle Pflege und nötige Aktualisierungen werden immer durch die Hochschulen vorgenommen, nicht durch die KI. Diese unterstützt nur bei der initialen Befüllung.

Bei einzelnen Themenfeldern kann es vorkommen, dass die KI keine Informationen auf der Hochschulwebseite finden kann. In dem Fall kann kein Textvorschlag erstellt werden. Wenn Sie ein solches Thema zur Bearbeitung aufrufen, werden Sie darüber entsprechend informiert.

Sie können eine standardisierte Antwort für die jeweiligen Themenfelder mit der jeweils dafür berechtigten E-Mail-Adresse Ihrer Hochschule hinterlegen.

Bei technischen Problemen bei der Nutzung des internen Hochschulbereichs kontaktieren Sie uns gerne unter study-guide@daad.de.

Zugangsberechtige Kontaktadressen der Hochschulen für automatisierte Antworten auf Study Guide sind standartmäßig die im HSK hinterlegten E-Mail-Adressen der Hochschulen. In der Regel ist dies die E-Mail-Adresse des International Office. Es gibt drei Arten von Kontaktadressen aus dem HSK: die Kontaktadressen des Akademischen Auslandsamts, der Allgemeinen Studienberatung und studiengangsspezifische Kontakte. Studiengangsspezifische E-Mail-Adressen sind nicht zugangsberechtigt und können somit keine automatisierten Antworten hinterlegen.

Wenn Sie für Study Guide andere E-Mail-Adressen hinterlegen möchten, wenden Sie sich gerne an study-guide@daad.de. Für jedes der elf Themenfelder im internen Hochschulbereich bzw. aus dem Study Guide-Kontaktformular kann eine zugangsberechtigte E-Mail-Adresse der Hochschule eingerichtet werden. Bestehende Texte werden bei einer Änderung der E-Mail-Adresse(n) weder gelöscht noch deaktiviert, lediglich die Zugriffsberechtigung ändert sich.

Änderungen an den im HSK-hinterlegten Kontaktadressen können Hochschulen selbst vornehmen. Dazu loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten auf der HSK-Seite für Hochschulen ein. Die Zugangsdaten zur Pflege der Studiengangsinformationen liegen bei den Hochschulen und werden in der Regel von der Studiengangsberatung oder dem Marketing verwaltet. Falls die Zugangsdaten nicht auffindbar sind, wenden Sie sich bitte an hochschulkompass@hrk.de.

Wenn eine automatisierte Antwort aktiv ist und an Studieninteressierte verschickt werden kann, wird täglich überprüft, ob die Links, die in der automatisierten Antwort genutzt werden, noch gültig sind. Sollte ein Link nicht erreichbar sein, wird die hinterlegte E-Mail-Adresse der Hochschule darüber informiert und die automatisierte Antwort zu dem Thema vorsichtshalber deaktiviert. Kontaktanfragen zu dem Thema werden damit nicht mehr automatisiert beantwortet, sondern direkt an die hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt. Neben der Frage der studieninteressierten Person wird in der Nachricht auch darauf hingewiesen, dass die eigentlich gespeicherte Antwort aktuell nicht erreichbare Links enthält. Zusätzlich ist der direkte Link zu den automatisierten Antworten enthalten, sodass die berechtigte Person bequem die Antwort bearbeiten und reaktivieren kann. Wenn die automatisierte Antwort nicht überarbeitet wird, wird die Hochschule nach zwei Wochen erneut darauf hingewiesen. So möchte der DAAD vermeiden, dass Studieninteressierte veraltete oder nicht mehr gültige Informationen erhalten. Eine inhaltliche Prüfung findet nicht statt.

Das Angebot an Studiengängen, das in Study Guide präsentiert wird, stammt aus zwei Datenbanken. Zum einen sind das die Daten des Hochschulkompass (HSK) der Hochschulrektorenkonferenz (HRK). Zum anderen Studiengänge aus der DAAD-Datenbank „International Programmes in Germany“.

Hochschulkompass (HSK)

Der Hochschulkompass ist ein Informationsportal der Hochschulrektorenkonferenz. Dort veröffentlichen staatliche und staatlich anerkannte deutsche Hochschulen Informationen zu ihren Studien- und Promotionsangeboten. Alle Daten sind von den Hochschulen freigegeben und werden von ihren Mitarbeitenden gepflegt. So bietet Study Guide jederzeit einen verlässlichen und umfassenden Gesamtüberblick über die Studienmöglichkeiten in Deutschland und sorgt gleichzeitig dafür, dass Anfragen direkt an die richtige Stelle innerhalb der Hochschule weitergeleitet werden.

DAAD-Datenbank „International Programmes in Germany“ (IP)

Die Informationen zu internationalen Studiengängen stammen aus der DAAD-Datenbank „International Programmes in Germany“. Darin veröffentlichen deutsche Hochschulen und Forschungseinrichtungen ihre international ausgerichteten Programme – von Bachelor- und Masterstudiengängen bis hin zu Sprach- und Kurzzeitkursen. Sie zeichnen sich insbesondere durch englischsprachige Lehrangebote, vielfältige Unterstützungsangebote für internationale Studierende und internationale Lehrinhalte aus. Die Datenbank wird jedes Jahr aktualisiert und gehört mit ihren hohen Zugriffszahlen zu den wichtigsten Informationsquellen für Studierende aus aller Welt, die ein passendes Studium in Deutschland suchen. So bietet Study Guide die Möglichkeit, Studienangebote im Bachelor- und Masterbereich auszuwählen, die genau auf die Studiensituation zugeschnitten sind.

Die Informationen im HSK tragen die Hochschulen selbst ein und können dort ganzjährig aktualisiert werden. Einmal wöchentlich übernimmt Study Guide die Aktualisierungen von Studiengängen im HSK in der deutschsprachigen Version. Die englische Übersetzung der HSK-Daten wird mehrmals im Jahr im Auftrag des DAAD erstellt. Eine kurzfristige Aktualisierung der englischsprachigen Daten ist daher nicht möglich. Leider sieht es der HSK auch nicht vor, englische Ziellinks zu den Studiengängen zu hinterlegen.

Um die Informationen zu Studiengängen aktuell zu halten, können sich die Hochschulen mit ihren Zugangsdaten auf der HSK-Seite für Hochschulen einloggen. Die Zugangsdaten zur Pflege der Informationen liegen bei den Hochschulen und werden in der Regel von der Studiengangsberatung oder dem Marketing verwaltet. Falls die Zugangsdaten nicht auffindbar sind, wenden Sie sich bitte an hochschulkompass@hrk.de.

Hochschulen, die durch das Erfüllen bestimmter Kriterien in die International Programmes-Datenbank aufgenommen wurden, können ihre Studienangebote in einem internen Bereich der IP-Datenbank eigenständig verwalten. Die IP werden grundsätzlich nur auf Englisch veröffentlicht. Zudem entscheiden die Hochschulen selbst, welche Angaben sie hinterlegen und welche Felder sie unbefüllt lassen, wenn diese für den jeweiligen Studiengang nicht relevant sind. Darüber hinaus kann Study Guide nur bei den Studiengängen Bilddateien beziehen und anzeigen, die in den IP als Premium-Eintrag erfasst sind. Weitere Informationen zu den International Programmes und den Aufnahmebedingungen finden Sie auch hier.

Bei Fragen können Sie sich außerdem an unseren externen Dienstleister Content5 unter i-p@content5.de wenden.

Auf Study Guide unterscheiden sich folglich die Darstellungen der Studiengänge, da beide Datenbanken Informationen in unterschiedlichem Umfang und Detailgrad liefern, weshalb die Inhalte nicht in einer einheitlichen Ansicht zusammengeführt werden können.

Für die Einschätzung der Studienchancen von Studieninteressierten greift Study Guide auf die DAAD-Zulassungsdatenbank zurück. Diese wird in Zusammenarbeit mit uni-assist e.V. gepflegt und basiert auf den Bewertungsvorschlägen der Kultusministerkonferenz, die in der anabin-Datenbank der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) veröffentlicht sind. Die Informationen dienen den zuständigen Anerkennungsstellen als Grundlage, um zu entscheiden, mit welchen ausländischen Schulabschlüssen eine studieninteressierte Person in Deutschland studieren kann. Study Guide bietet eine erste Orientierung, ersetzt aber keine verbindliche Zulassungsprüfung.

Zu jedem Studiengang auf Study Guide werden Studieninteressierten passende Stipendienprogramme angezeigt. Diese Informationen stammen aus der Stipendiendatenbank des DAAD, die sowohl DAAD-eigene Stipendien als auch Angebote ausgewählter Förderorganisationen umfasst. Study Guide vergibt keine eigenen Stipendien, sondern zeigt Studieninteressierten automatisch passende Stipendienvorschläge zum gewählten Studiengang an.