Anfragen automatisiert beantworten

Hochschulen, deren Studienangebote im HSK der HRK hinterlegt sind, können über das Study-Guide-Kontaktformular Anfragen von internationalen Studieninteressierten zu den Studienangeboten erhalten. Um Hochschulen bei der Beantwortung von Anfragen zu entlasten, bietet Study Guide den kostenfreien Service der automatisierten Antworten mit KI-Unterstützung. Dieser erlaubt es Ihnen, für allgemeine Anfragen von Studieninteressierten vorformulierte Informationen zu hinterlegen, die automatisch rund um die Uhr beantwortet werden.

Sollten Sie bereits über einen freigeschalteten internen Hochschulbereich verfügen, gehen Sie bitte direkt zu „Erste Schritte für Hochschulen auf Study Guide zur Einrichtung und Verwaltung automatisierter Antworten mit KI-Unterstützung.“

Erste Schritte für Hochschulen auf Study Guide zur Freischaltung des internen Hochschulbereichs für die Nutzung der automatisierten Antworten mit KI-Unterstützung

Sollte der interne Hochschulbereich auf Study Guide für Ihre Hochschule noch nicht freigeschaltet sein, richten Sie ihn bitte zunächst kostenfrei für den Service der automatisierten Antworten mit KI-Unterstützung ein. Rufen Sie dazu die Seite zur Anmeldung für die automatisierten Antworten auf und klicken Sie oben auf der Seite auf den Button „Service aktivieren“.

Im nächsten Schritt wird Ihnen eine Liste der im HSK akkreditierten deutschen Hochschulen angezeigt. Wählen Sie Ihre Hochschule aus der Liste aus. Sollte Ihre Hochschule nicht aufgeführt sein, klicken Sie unter dem Dropdown-Feld auf „Mehr dazu in unseren FAQ“.

Anschließend werden Sie gefragt, ob Ihre Hochschule bereits über Study Guide Anfragen von Studieninteressierten erhält. Falls dies zutrifft, beantworten Sie diese Frage bitte mit „Ja“. Diese Abfrage dient dazu festzustellen, ob Ihre E-Mail-Adresse bereits in unseren Daten hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, werden Sie auf unsere FAQ verwiesen und darüber informiert, dass eine im HSK hinterlegte E-Mail-Adresse erforderlich ist, um den Service zu nutzen.

Im nächsten Schritt tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Hochschule in das entsprechende Eingabefeld ein. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit einem einmalig gültigen Bestätigungscode. Diese enthält auch einen Link zu der Seite, auf der Sie den Code eingeben können. Danach gelangen Sie in den internen Hochschulbereich der automatisierten Antworten auf Study Guide. Dort können Sie eigene Antwortvorlagen bzw. Textbausteine für elf Themenfelder einrichten, freischalten und verwalten.

Bei technischen Problemen bei der Anmeldung oder Nutzung des internen Hochschulbereichs kontaktieren Sie uns gerne unter study-guide@daad.de.

Erste Schritte für Hochschulen auf Study Guide zur Einrichtung und Verwaltung automatisierter Antworten mit KI-Unterstützung

Im internen Hochschulbereich auf Study Guide werden Ihnen die Themenfelder aus dem Study-Guide-Kontaktformular (z. B. Zulassungsvoraussetzungen) angezeigt, für die Ihre E-Mail-Adresse zur Verwaltung oder Bearbeitung hinterlegt ist. Jedes Themenfeld hat seinen eigenen Bearbeitungsbereich mit einem Textblockfeld zur freien Bearbeitung. In diesem Bereich können Sie standardisierte Antworten hinterlegen, die internationale Studieninteressierte bei bestimmten Anfragen über das Study-Guide-Kontaktformular automatisch erhalten werden. Nähere Details zur Einrichtung und Verwaltung der automatisierten Antworten finden Sie in Ihrem internen Hochschulbereich nach erfolgreichem Log-In.

Eine Antwort besteht immer aus einem Textblock plus einer Überschrift. Zur besseren Lesbarkeit stehen als Formatierungsoptionen Fettungen und Listenelemente zur Verfügung. Zusätzlich können Sie Links in den Text einfügen. Je Themenfeld wird ein Bild benötigt. Wenn Sie kein eigenes Bild hochladen, können Sie eine Datei aus dem DAAD-Bilderpool auswählen.

Über die thematisch relevanten Informationen hinaus können Sie auch einen Marketingbereich zur Präsentation Ihrer Hochschule befüllen. Auch hier können Sie ein Bild hochladen oder aus einem Bilderpool wählen sowie einen oder mehrere Textblöcke anlegen. Thematisch bietet es sich hier an, Informationen zu Ihrer Hochschule bzw. zu Ihrem Standort zu teilen, die besonders für die internationale Zielgruppe von Interesse sind bzw. Ihre Studiengänge von der Masse abheben.

Alle Texte werden in zwei Sprachversionen (Deutsch und Englisch) hinterlegt.

Wenn Sie bei der Pflege Unterstützung benötigen, können Sie die Guided Tour nutzen. Nachdem Sie sich für eine Bearbeitung der automatisierten Antworten eingeloggt haben, können Sie jederzeit über das Fragezeichen-Icon zur Guided Tour navigieren. Sie erklärt Ihnen kurz und bündig, wie Sie die automatisierten Antworten bearbeiten, aktivieren oder auch deaktivieren.

Um die initiale Einrichtung einer automatisierten Antwort zu erleichtern, hat der DAAD das Sprachmodell von ChatGPT eingebunden. Die KI nutzt die Webseite der Hochschule, um zu den einzelnen Themenfeldern einen informativen Textvorschlag zu erstellen. Nach dem Login können Sie diesen Textvorschlag prüfen und bearbeiten sowie die automatisierte Antwort aktivieren. Die redaktionelle Pflege und nötige Aktualisierungen werden immer durch die Hochschulen vorgenommen, nicht durch die KI. Diese unterstützt nur bei der initialen Befüllung.

Bei einzelnen Themenfeldern kann es vorkommen, dass die KI keine Informationen auf der Hochschulwebseite finden kann. In dem Fall kann kein Textvorschlag erstellt werden. Wenn Sie ein solches Thema zur Bearbeitung aufrufen, werden Sie darüber entsprechend informiert.

Sie können eine standardisierte Antwort für die jeweiligen Themenfelder mit der jeweils dafür berechtigten E-Mail-Adresse Ihrer Hochschule hinterlegen.

Bei technischen Problemen bei der Nutzung des internen Hochschulbereichs kontaktieren Sie uns gerne unter study-guide@daad.de.

Zugangsberechtige Kontaktadressen der Hochschulen für automatisierte Antworten auf Study Guide sind standartmäßig die im HSK hinterlegten E-Mail-Adressen der Hochschulen. In der Regel ist dies die E-Mail-Adresse des International Office. Es gibt drei Arten von Kontaktadressen aus dem HSK: die Kontaktadressen des Akademischen Auslandsamts, der Allgemeinen Studienberatung und studiengangsspezifische Kontakte. Studiengangsspezifische E-Mail-Adressen sind nicht zugangsberechtigt und können somit keine automatisierten Antworten hinterlegen.

Wenn Sie für Study Guide andere E-Mail-Adressen hinterlegen möchten, wenden Sie sich gerne an study-guide@daad.de. Für jedes der elf Themenfelder im internen Hochschulbereich bzw. aus dem Study Guide-Kontaktformular kann eine zugangsberechtigte E-Mail-Adresse der Hochschule eingerichtet werden. Bestehende Texte werden bei einer Änderung der E-Mail-Adresse(n) weder gelöscht noch deaktiviert, lediglich die Zugriffsberechtigung ändert sich.

Änderungen an den im HSK-hinterlegten Kontaktadressen können Hochschulen selbst vornehmen. Dazu loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten auf der HSK-Seite für Hochschulen ein. Die Zugangsdaten zur Pflege der Studiengangsinformationen liegen bei den Hochschulen und werden in der Regel von der Studiengangsberatung oder dem Marketing verwaltet. Falls die Zugangsdaten nicht auffindbar sind, wenden Sie sich bitte an hochschulkompass@hrk.de.

Wenn eine automatisierte Antwort aktiv ist und an Studieninteressierte verschickt werden kann, wird täglich überprüft, ob die Links, die in der automatisierten Antwort genutzt werden, noch gültig sind. Sollte ein Link nicht erreichbar sein, wird die hinterlegte E-Mail-Adresse der Hochschule darüber informiert und die automatisierte Antwort zu dem Thema vorsichtshalber deaktiviert. Kontaktanfragen zu dem Thema werden damit nicht mehr automatisiert beantwortet, sondern direkt an die hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt. Neben der Frage der studieninteressierten Person wird in der Nachricht auch darauf hingewiesen, dass die eigentlich gespeicherte Antwort aktuell nicht erreichbare Links enthält. Zusätzlich ist der direkte Link zu den automatisierten Antworten enthalten, sodass die berechtigte Person bequem die Antwort bearbeiten und reaktivieren kann. Wenn die automatisierte Antwort nicht überarbeitet wird, wird die Hochschule nach zwei Wochen erneut darauf hingewiesen. So möchte der DAAD vermeiden, dass Studieninteressierte veraltete oder nicht mehr gültige Informationen erhalten. Eine inhaltliche Prüfung findet nicht statt.